La Boleta Electrónica

La boleta electrónica es un animal diferente.

A diferencia de la Factura electrónica, la boleta electrónica no debe ser informada una a una al SII. Tu sistema deberá sumar todas las boletas electrónicas emitidas en el día y enviar un resúmen una vez al día. A esto se le llama "Reporte de Consumo de Folios", o "RCOF" como le llaman los chicos facturaelectronizados.

Internamente, es igual a una factura electrónica, también es un archivo XML que tiene una representación legible que puede ser un PDF. (Explicación)

Impresora Térmica
para Boletas y Facturas electrónicas.

Las boletas electrónicas son el paso natural de los comercios que ya son Facturadores Electrónicos, pues los folios también se timbran a través de Internet (si, ya no deberás ir más a timbrar nada al SII) y si usas una impresora térmica, sirve la misma para las boletas, facturas, notas de crédito, guías de despacho y todo. Eso si es económico y reduce las posibilidades de fallas enórmemente.

La Boleta electrónica también sirve a los comercios que venden servicios a través de Internet, pudiendo enviar la boleta por email al comprador y evitándose enviarla por correo.

Requerimientos

Para poder ser emisor de Boleta Electrónica ya debes ser Emisor de Facturas Electrónicas de Mercado (No Mipyme).

También debes contar con un software capaz de emitir Boletas Electrónicas y enviar el RCOF al SII.

Debes tener un sistema en tu sitio Web que permita a los clientes consultar una boleta electrónica online, sabiendo Folio, Fecha y Monto de una boleta.

Una curiosidad es que si vendes con tarjeta de crédito o débito y eres emisor de boleta electrónica, deberás emitir la boleta (no te eximes de emitir boleta como los tienen boleta tradicional que ahora solo les basta el voucher de transbank). En todo caso yo prefiero hacer una boleta, es mucho más ordenado.

Por supuesto, ya existen sistemas que solucionan todo eso, desde enviar el RCOF hasta brindarte un Gadget que pegas en tu sitio Web y permite a tus clientes consultar sus boletas.

Sistemas para emitir Facturas Electrónicas

Sistemas para emitir Facturas Electrónicas

Hay muchos sistemas, sin embargo, es más fácil partir dividiéndolo en 2:

1. “MiPyme”: Es la plataforma gratuita provista por el propio Servicio de Impuestos Internos. Hay que ingresar a la página Web del servicio utilizando un “certificado digital” y hacer la factura ahí dentro. Lo bueno es que es gratis, lo malo es que es lento. (Sitio Web del SII). 

2. “De Mercado”: Además de emitir documentos electrónicos, manejan inventario, clientes, ventas, bodega, etc. o – al menos – son más cómodos y rápidos de utilizar que ingresar a la página del Servicio. Hay gran variedad y trataremos el tema en seguida.

Sistemas de Mercado

Los sistemas de mercado se dividen, a su vez, en tres:

1. 100% Online: Es un sistema al cual usted accede a través de Internet, ingresa su clave y dispone de una plataforma para emitir facturas electrónicas. Los hay tan básicos como el propio MiPyme hasta más complejos, con Inventario, Clientes, Reportes de Ventas, etc. Algunos permiten facturar desde un celular y otros no. Sirven a empresas que deseen hacer facturas desde cualquier parte o que no tienen apremio en hacer una factura (no tienen a una persona en frente esperando la factura para irse). Los contratistas, trabajadores independientes, empresas de reparto, empresas que generan cobranzas periódicas, distribuidoras, etc. Estos sistemas dependen 100% de que Internet esté disponible.

2. InHouse: Es un sistema que está instalado en un computador (o servidor) en su empresa y puede emitir facturas incluso si se cae Internet. Las facturas quedan almacenadas en una especie de bandeja de salida y una vez que Internet vuelve, las facturas son despachadas. Sirven a empresas que no pueden depender de Internet para seguir vendiendo, como empresas que tienen atención a público o grandes volúmenes de venta.

3. Sistemas Integrados: Si usted ya tiene un sistema de ventas que funciona perfectamente pero que no emite facturas electrónicas, puede agregarle esta funcionalidad integrándose a un sistema que hace el resto. Para realizar una “Integración” debe existir comunicación entre el programador de su sistema actual y el programador del sistema de facturación electrónica. Básicamente su sistema actual enviará un archivo de “texto plano” que contiene los datos de la factura y recibirá la factura electrónica de vuelta.

Factura Electrónica VS Factura Tradicional

¿Qué es una factura electrónica y en qué se diferencia de una tradicional?

La factura electrónica cumple la misma función que la factura tradicional, exactamente la misma.

La diferencia radica, en que la tradicional es físicamente un papel impreso, foliado y timbrado, en cambio, la electrónica, es un archivo computacional “XML”, foliado y timbrado.

El archivo “XML” es la factura, representada en códigos, casi ininteligibles para las personas. Su formato es tal, que permite que pueda ser enviado y recibido íntegro por diferentes sistemas computacionales administrativos.

La Factura XML es la que utilizan los computadores para
enviársela unos a otros y entre ellos, se entienden.

Al ser un archivo computacional, puede enviarse a través de Internet. También puede convertirse en un archivo “PDF” (que es una versión parecida a la factura tradicional) que puede ser impresa y leída por las personas. Una factura electrónica puede ser representada de muchas formas diferentes, pero todas nacen de un mismo archivo XML y eso, se puede verificar buscando el folio y Rut en el sitio del SII: (Consultar validez de un documento)

La "PDF" es la versión gráfica de la factura, una representación
creada para que nosotros la veamos. La podemos imprimir mil veces y eso no significa
que tenemos mil facturas. La factura es solo una, la XML que enviamos al SII en
ese único momento, cuando la emitimos.

Aparte de emitir documentos electrónicos ¿que otras cosas cambiarán?

1. Si su cliente también es facturador electrónico, la factura que usted le emite será enviada tras bambalinas al email que ellos tienen registrado en el SII para estos efectos.

Cada vez que emites una factura electrónica
la envías a tu Cliente y al S.I.I. (independientemente si la imprimes o no)

2. Todas las facturas electrónicas que le emitan sus proveedores a usted, le llegarán al email que usted ha registrado para estos efectos en el SII. Desde esa casilla, un sistema automático, extraerá la factura y la incorporará a su libro de compras.

Tus facturas electrónicas de compra llegan solas y con esto
armas tu libro de compras sin equivocaciones.

3. Los facturadores electrónicos, solo debieran preocuparse de ingresar las facturas de compra tradicionales a su libro de compras, ya que las electrónicas llegan automáticamente. Esto reduce la posibilidad de errores y agiliza la creación del libro sustancialmente.

Lo anterior es conocido como “Intercambio” o “Intercambio DTE”

4. Los libros de compras y ventas ahora se hacen en Excel y se suben o se envían al sitio Web del SII. Programas de facturación electrónica como “DteBank” utilizan los datos de las ventas y las compras para generar y enviar estos libros automáticamente.

Los libros de Compra y Ventas se hacen en Excel automáticamente
utilizando los datos de las ventas y las facturas de compra recibidas
Solo deberás agregar manualmente las facturas de compra tradicionales lo que
reduce dramáticamente la posibilidad de errores. El timbraje es a través de Internet.

5. El timbraje de facturas y otros documentos electrónicos se realiza a través de Internet. Ya no tendrá que ir personalmente a timbrar sus documentos al SII. ¿no es eso una estupenda noticia?

¿Le da susto pasar a factura electrónica?

          Lo que me faltaba...

Como usted bien sabrá, la factura electrónica será de uso obligatorio para todas las empresas Chilenas en el corto plazo. La ley 20.727 indica que la fecha límite para las microempresas es el 1 de febrero de 2016 para las urbanas y 1 de febrero del 2017 para las rurales. (Ver anuncio en el SII)

Sin embargo y a pesar que la fecha límite se acerca, muchas empresas están paralizadas y asustadas. No se atreven a dar el paso por temor, desconocimiento o por pensar – erróneamente – “no nos pueden obligar”. La verdad es que sí lo pueden obligar y lo harán.

La buena noticia, es que no es complicado una vez que se entiende. El problema es que casi nadie entiende como funciona todo esto, incluyendo a muchos contadores.

En este blog intentaré dar respuesta a las preguntas que usted pueda tener con respecto a la factura electrónica y crear una guía de cómo pasar a convertirse en facturador electrónico. En el proceso yo también aprenderé.

Así que le invito a hacer sus preguntas o aportar al tema todo lo que quiera.

El miedo

Problemas técnicos

El miedo a que algún problema técnico lo deje sin poder facturar.

No pasa nada, verá, la factura electrónica cumple exactamente la misma función que las facturas tradicionales, pero por suerte es algo diferente.

Usted puede emitir facturas electrónicas al mismo tiempo que emite facturas tradicionales. Así que, si surge algún problema, emite de las facturas tradicionales hasta que arregle las electrónicas.

Esto quiere decir que usted puede comenzar a hacer el trámite para convertirse en emisor electrónico ahora mismo, no hay motivos para postergarlo. Nadie vendrá con una pistola y lo obligará a emitir facturas electrónicas. Al menos no aún.

El miedo a que Impuestos Internos, ahora si lo va a tener agarrado de las …

¿Y usted cree que ahora no? A fin de cuentas, la factura electrónica no es en nada diferente a la tradicional, al menos en cuanto a su valor y uso. Incluso, a los electrónicos los revisan menos porque ya tienen toda la información. Si toda su información electrónica cuadra (las facturas emitidas cuadran con lo informado en el libro de ventas y usted paga sus impuestos oportunamente) ningún sistema computacional emitirá ninguna alerta, y sin alertas, no hay molestias.

Así que la factura electrónica es algo bueno ¿quien lo diría?